Digitaler Arbeitsplatz – gestärkt aus der Krise hervorgehen

 

von Markus Michael, Geschäftsführer byon gmbh

Michael Office klein

 

Seit rund einem Jahr sitzen deutsche Arbeitnehmer im Homeoffice und haben sich mit Videokonferenzen und Kollaborationsplattformen arrangiert. Viele Mitarbeiter möchten laut einer Studie von Netigate auch in Zukunft von zu Hause aus arbeiten – die Vorteile sind groß. Für sie ist Heimarbeit die Maßnahme schlechthin, wenn es um die optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben geht. Richtig umgesetzt, bietet das Konzept ein Mehr an Produktivität und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Zudem fördert das flexible Arbeitsmodell die Vielfalt der Belegschaft. So können beispielsweise auch Mitarbeiter aus Regionen mit schlechter Anbindung an den ÖPNV leichter und nachhaltiger in ein Team integriert werden.
Auch Unternehmen profitieren. Sie haben erkannt, dass die Effizienz der Arbeit nicht abnimmt, wenn die Mitarbeiter von zu Hause arbeiten. Neben sinkenden Reise- und Ressourcenkosten können Firmen ihre Büroflächen verkleinern und Miete sparen.

Arbeiten wie im Büro dank technischer Hilfsmittel

Die Corona-Pandemie ist ein Katalysator für eine flexiblere Arbeitsweise. Das entscheidende Bauteil für den digitalen Arbeitsplatz sind dabei technische Lösungen wie Telefonie, Videokonferenzen und Kollaborationsplattformen. Unternehmen sind inzwischen dazu bereit, in hochwertige Technik zu investieren, die die individuellen Arbeitsprozesse abdecken. Das bedeutet gleichzeitig einen Digitalisierungsschub für den Wirtschaftsstandort Deutschland.

Laut einer Umfrage unter IT-Führungskräften von Harvey Nash und KPMG haben Unternehmen im vergangenen Jahr ihre Technologiebudgets erhöht und sich dabei auf Cloud-basierte Software, App-Lösungen und Kollaborationsplattformen konzentriert. Tools, die das vernetzte Arbeiten auch zu Hause gewährleisten.

Moderne Telefonanlagen aus der Cloud

In vielen Unternehmen ist die Funktionalität eines Bürotelefons am Heimarbeitsplatz entscheidend für digitales Teamwork. Die Wahl fällt inzwischen häufig auf Cloud-Telefonie. Mit einer virtuellen Telefonanlage sind Mitarbeiter im Homeoffice über ihre Büronummer erreichbar und können über diese nach außen telefonieren. Zudem können sie ohne VPN-Tunnel über den Browser arbeiten und alle Funktionalitäten der Telefonanlage steuern. Die Arbeitsumgebung bleibt dieselbe wie am Arbeitsplatz im Büro. Weiterleitungen auf private Rufnummern fallen weg. Die einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung. Für eine gute Sprachqualität reicht bereits eine kleine Bandbreite von 100 Kbit/s im Up- und Download pro Gespräch. Die Sprachkommunikation wird komplett über eine Cloud abgewickelt. Die Rechenzentren der meisten deutschen Anbieter befinden sich in Deutschland und gewähren höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards. Der Wartungsaufwand einer Telefonanlage vor Ort entfällt. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Telefonie: Unternehmen können an ihren Tischtelefonen festhalten oder ein Softphone auf dem Laptop oder PC installieren. Mitarbeiter können dann über ein Headset telefonieren. Egal für welches Endgerät sich ein Unternehmen entscheidet: Die virtuelle Telefonie erlaubt auch die Einbindung von Smartphones. Bei Lösungen aus der Cloud spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle, da sie beliebig skalierbar sind. Unternehmen können Lizenzen einfach dazu oder zurück buchen.

Videokonferenzen neu entdeckt

Verschiedene Videokonferenz-Plattformen und ihre Hardware sind bereits seit vielen Jahren auf dem Markt. Ihr Potenzial ist vor der Corona-Pandemie nicht ausgereizt worden. Bei der Wahl eines passenden Tools sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen: Wird eine Chat-Funktion benötigt? Sollen mit der Lösung auch Online-Seminare realisierbar sein? Ist eine mobil verfügbare Lösung gewünscht? Und nicht zu vergessen: Welche Videokonferenzplattform ist mit den IT-Sicherheitsanforderungen des Unternehmens vereinbar? Hier gibt es Unterschiede bei den Systemanbietern, die vor dem Einsatz geprüft werden sollten. Vor allem in Hinblick auf den Datenschutz und die Frage, welche Daten in welche Hände gelangen dürfen. Bandbreite ist auch bei Videokonferenzen das A und O. Wichtig ist nicht nur der Down-, sondern auch der Upload. Letzterer ist dafür verantwortlich, dass das eigene Video in guter Qualität übertragen wird. Heimanschlüsse stellen in der Regel einen großen Download, aber oft nur einen verhältnismäßig kleinen Upload bereit. Für eine optimale Videoübertragung sollte ein Anschluss Zuhause über mindestens 16Mbit/s im Download verfügen, dann passt der zugehörige Upload. Bei weniger Bandbreite reduzieren die meisten Programme die Videoqualität, um das Gespräch aufrecht zu erhalten. Alternativ kann auch eine Teilnahme über LTE (4G) stattfinden, da hier oft die Uploads besser sind. Allerdings muss dabei das Datenvolumen beachtet werden. Eine Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern über eine Stunde kann ein bis zwei Gigabyte an Datenvolumen verbrauchen.

Kollaborationsplattformen:
Kommunikation aus einer Hand

Telefonie, E-Mail, Social Media – Mitarbeiter kommunizieren täglich über verschiedene Kanäle. Der Mix an Kommunikationsmodulen erleichtert die (Zusammen-)Arbeit, ist für viele aber auch eine Herausforderung. Spätestens, wenn die Anwendung der verschiedenen Module den Mitarbeitern Zeit für Kernaufgaben nimmt. Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams helfen, die zunehmende Intensität der Kommunikation zusammenzuführen. Als „One Surface Tool“ ebnen sie den Weg zur Kommunikation aus einer Hand. Mithilfe eines SIP-Trunks können über die Plattform auch externe Anrufe getätigt werden. Damit sind alle Kommunikationskanäle in einer Lösung sichtbar.
Die Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz sorgt nicht nur dafür, dass Unternehmen in der aktuellen Situation „überleben“. Durch ihren Einsatz können sie sogar gestärkt aus der Krise hervorgehen. Die Zufriedenheit von Arbeitnehmern und Arbeitgebern ist eng miteinander verbunden. Die Vorteile einer flexiblen Arbeitsweise kommen damit dem Arbeitgeber ebenso zugute wie dem Arbeitnehmer.
Flexibel bedeutet nicht nur Homeoffice, sondern auch die Anwesenheit im Büro, das ein Treffpunkt für nahtlose Zusammenarbeit ist. Die Zukunft liegt in hybriden Arbeitsmodellen.