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Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Eine Cloud-Telefonanlage wird im Vergleich zu einer lokalen Telefonanlage virtuell betrieben, aus einem Rechenzentrum heraus. Aber wie funktionieren Cloud-Telefonanlagen, was sind die Vorteile im Detail, was braucht man dafür und wie setzen sich die Kosten zusammen?

Inhalt

  1. Was ist eine Cloud-Telefonanlage?
  2. Vor- und Nachteile
  3. Was braucht man dafür?
  4. Kosten

Wir unterscheiden hier zwischen zwei Varianten von Telefonanlagen. Die lokale, oder auch vor-Ort Telefonanlage, ist die klassische Art eine Telefonanlage, auch PBX (Private Branch Express) genannt, in einem Unternehmen zu nutzen. Dabei wird die Telefonanlage als Hardware physisch im Unternehmen aufgebaut. Das heißt, dass die komplette Telefonanlage in einer Räumlichkeit untergebracht ist.

Eine Cloud-Telefonanlage hingegen, ist eine virtuell betriebene Telefonanlage. Im Vergleich zu einer lokalen Telefonanlage, wird diese Cloud-Variante virtuell in einem Rechenzentrum betrieben. Der Service wird von einem Cloud-Anbieter via öffentliches Netz (Internet) zur Verfügung gestellt.

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Die Wahl des IP-fähigen Endgerätes liegt beim Nutzer, optimal für das Home-Office.

Auf der Seite der Nutzer bleibt allerdings alles wie gewohnt. So kann man entweder ein Telefon auf den Schreibtisch stellen, oder aber ein Softphone (Telefonsoftware) mit Headset nutzen.

Cloud-Telefonanlagen sind dabei in Funktionsumfang und Leistung lokalen Telefonanlagen gleichgestellt, wenn nicht sogar eher im Vorteil. Denn Erweiterungen lassen sich leicht und schnell dazubuchen und bei Bedarf sogar oft auch wieder reduzieren, denn die Leistung des Rechenzentrums ist quasi unendlich skalierbar. Wohingegen lokale Telefonanlagen nur das leisten können, wozu ihre Hardware im Stande ist. Erweiterungen müssen hier meist durch teure Hardware-Zukäufe realisiert werden.

Bei der Nutzung von virtuellen Telefonanlagen werden keine Hardware oder ISDN Anschlüsse benötigt. Ein Internetanschluss mit ausreichend symmetrischer Bandbreite (Gleich im Up- und Download) ist erforderlich, um eine gute Sprachqualität beim Telefonieren zu gewährleisten.

Dazu gibt es die Faustformel:

100 kbit/s pro Telefonat (Up and Down)
Bei 20 parallelen Gesprächen wären das 2 Mbit/s.

In der Regel wird eine Cloud-Telefonanlage als managed-service angeboten. Daher liegt die Verantwortung des Betriebs, die Wartung und Updates beim jeweiligen Provider. Über eine Web-Oberfläche kann der Nutzer allerdings selbst Änderungen vornehmen, wie z.B. Nebenstellen hinzufügen/wegnehmen, Nutzer anlegen etc.

Die Telefonanlage läuft virtuell, daher ist es jederzeit möglich die Anzahl der Nutzer flexibel anzupassen. Da man nur zahlt, was auch genutzt wird, kann es viel kosteneffizienter sein eine virtuelle Telefonanlage zu verwenden. Außerdem ist sie an keinen Standort gebunden, daher kann man sie von überall und mit jedem VoIP-fähigen Endgerät nutzen. Sie ist somit auch besonders für das Home-Office und Unternehmen mit mehreren Standorten geeignet.

Vorteile einer Cloud-Telefonanlage

  • Keine Wartung und Updates mehr
  • Es muss kein Platz vorgehalten werden
  • Kleine Änderungen können selbst vorgenommen werden (Nebenstelle einrichten)
  • Kosteneffizienter, dank flexibler Anpassung der Features
  • Höhere Sicherheit durch strikte Firewall-Maßnahmen und Ausfallkonzepte

Nachteile einer Cloud-Telefonanlage

  • Weniger Möglichkeiten grundlegende Einstellungen selbst zu ändern

Was braucht man dafür?

Stabile Internetverbindung

Die benötigte Bandbreite ist abhängig von Anzahl der Nutzer, Größe des Unternehmens und auch Branche (Eine Bäckereifiliale wird weniger Datenlast haben als eine Werbeagentur).

Erinnern wir uns an die Faustformel:

100 kbit/s pro Telefonat (Up and Down)
+ Internetnutzung (normale Nutzung des Unternehmens)
= Benötigte Bandbreite für das Unternehmen

Kleine Unternehmen, wie etwa Filialen oder Büros mit wenig Mitarbeitern (<5) können auch mit einer VDSL Leitung problemlos die Services einer Cloud-Telefonanlage nutzen. Bei einer höheren Anzahl an Mitarbeitern empfiehlt sich eine höhere Bandbreite oder eine eigene dedizierte Leitung für die Telefonie.

VoIP-fähige Endgeräte
  1. PC/Softphone/Tablet
    Mit Softphones, einer PC-Software, kann über den Computer mit Headset via VoIP telefoniert werden. Auch für Smartphone/Tablet gibt es Apps zur Nutzung von VoIP.
  2. IP-Telefon
    Ein IP-Telefon kann einfach per LAN angeschlossen werden. Mit passender Software kann das Telefon schnell und einfach konfiguriert werden, für die Verwaltung via Weboberfläche.
  3. ISDN Telefon
    Ein ISDN-Telefon kann mit einem Adapter, der sich meist schon im DSL-Router befindet, genutzt werden. Diese Telefone unterstützen aber oftmals nicht alle Funktionen, die im Büro verwendet werden.

Kosten einer Cloud-Telefonanlage

Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus den einmaligen Installationsgebühren und evtl. Kosten der Hardware (Falls der Kunde eigene Hardware wünscht).
Zusätzlich kommen die monatlichen Kosten der Nebenstellen plus bestellte Features, wie etwa fax-2mail oder eine Mobilintegration, die monatlich abgerechnet werden, sowie die Minutenpreise, die vertelefoniert wurden.

Installationsgebühren  
Einmalige Kosten zur Installation der Cloud-Telefonanlage
Nebenstellen                 
Für die größtmögliche Flexibilität wird pro Nutzer abgerechnet
Features                         
Features wie fax2mail oder Softphone kosten einen monatl. Aufschlag
Minutenpreis                 
Es werden nur telefonierte Minuten abgerechnet. (Flatrates sind bei den meisten Anbietern verfügbar)