ITK-Umzugsservice

ITK-Umzugsmanagement

Jederzeit telefonisch erreichbar – egal, wo es Sie hinzieht

Steht Ihr Unternehmen vor einem Umzug, stellen sich einige Fragen rund um die telefonische Erreichbarkeit nach und während des Standortwechsels:

  • Wie teile ich meinen Kunden die neuen Telefonnummern mit?
  • Wie bleibt die alte Nummer ohne Standort erreichbar?
  • Welches ist der kundenfreundlichste Weg, um Anrufer weiterzuleiten?
  • Wie stelle ich die Erreichbarkeit sicher, damit Kunden nicht verärgert werden?
  • Kann die Erreichbarkeit im gleichen Zug verbessert werden?
  • Wie können wir vermeiden, dass die Zentrale überlastet wird?

Wir beantworten diese Fragen und helfen Ihnen dabei eine durchgehende Erreichbarkeit zu gewährleisten. Auf Basis einer eingehenden Bedarfsanalyse entwickeln wir in enger Zusammenarbeit mit Ihnen die passende Lösung.

 

Und hier ein Kundenbeispiel zum byon ITK-Umzugsmanagement im Einsatz:

Fallstudie: Umzugsmanagement

Der Kunde zählt zu den großen Betriebskrankenkassen und ist mit einem bundesweiten Netz von mehr als 50 Kundenservices und Beratungsstellen vertreten. Die Kasse setzt auf umfassende und qualitativ hochwertige Leistungen. Persönliche Betreuung und Service zeichnen die BKK aus, die bundesweit für Versicherte geöffnet ist.

Die Aufgabenstellung

Eine Fusion der Krankenkasse stellte neue Herausforderungen an das vorhandene Erreichbarkeitskonzept, denn verschiedene Rufnummernkonzepte und unterschiedliche TK-Infrastrukturen mussten vereinheitlicht werden. Für die Umsetzung des neuen Erreichbarkeitssystems war es nötig, die bestehenden Rufnummern abzulösen. Die Herausforderung bei diesem Projekt war es, eine lückenlose Erreichbarkeit zu gewährleisten und dabei so kundenfreundlich wie möglich zu sein. Es mussten bis zu 30 Standortrufnummern abgelöst und somit zeitgleich die jeweils neuen Rufnummern kommuniziert werden.

Die Vorgehensweise

byon schlug dem Kunden zur effizienten und lückenlosen Kommunikation mit den Versicherten die Ablösung der alten Rufnummer mit Integration von Ansagen- und Rückfax-System vor. Mit dem neuen Rufnummernsystem wurde die BKK in die Lage versetzt, auf Basis der jeweiligen regionalen Rufnummer ihre gesamten eingehenden Anrufe intelligent zu steuern und die Erreichbarkeit jederzeit zu optimieren. An den Standorten, an denen die Anschlüsse der Kasse gehörten, war es - im Gegensatz zu den Anschlüssen mit Werksanbindung - möglich, die jeweils vorhandenen und den Kunden bekannten Rufnummern zu geografischen Servicerufnummern zu wandeln, um so über alle bekannten Routingoptionen einer Servicerufnummer zu verfügen.

Durch ein dazugehöriges internetbasiertes Routingtool wurden alle alten Standortrufnummern mit den Durchwahlen der Beschäftigten auf entsprechende Ansagen geroutet. Die Ansage informierte die Anrufer, dass sich die Rufnummer der BKK geändert hat und gab die neue Rufnummer bekannt. Zusätzlich hatte der Anrufer die Möglichkeit, direkt an die neue Durchwahl des gewünschten Beschäftigten durchgestellt zu werden. Wollten die Versicherten ein Fax an die ihnen bekannte alte Faxnummer senden, so erhielten sie ein Rückfax mit einem Informationstext und der neuen Durchwahl, das gesendete Fax wurde an die zuständigen Kassenbeschäftigten weitergeleitet.

An den Standorten mit Werksanbindung war eine Portierung der alten Rufnummer ins intelligente Netz nicht möglich, da es sich um keine kasseneigenen Anschlüsse handelte. So wurden nur die Durchwahlen der Beschäftigten innerhalb der Telefonanlage auf die Zielrufnummer des Ansagen- und Rückfaxsystem weitergeleitet und alle restlichen Rufnummern blieben von der Umstellung unbetroffen.

Durch die Vielzahl an Standorten und unterschiedlichen TK-Anlagen-Systemen galt es für byon vor allem die zeitliche Koordination nicht aus dem Blick zu verlieren. Die alten Rufnummern durften nicht vor der Neuschaltung des neuen Rufnummernsystems abgelöst werden, um eine lückenlose Erreichbarkeit zu garantieren.

Das Ergebnis

byon übernahm die gesamte Organisation, Koordinierung und Überwachung des komplexen Projektes. Die Punktlandung stimmte nicht nur die Krankenkasse positiv, sondern auch die Versicherten, die zu jeder Zeit ihre zuständigen Betreuer erreichen konnten.

 

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